ادارة المشاريع

القصة خلف العمل

في ظل تعقيدات إدارة المشاريع الحديثة، يتساءل العديد من الأشخاص المهتمين في مجال إدارة المشاريع عن طبيعة هذا المجال وأهميته. يتبادر إلى الذهن استدراك أهمية إدارة المشاريع، حيث أصبحت ضرورة حيوية في ظل الحاجة الملحة إلى إدارة فعّالة تشمل تنظيم كل مراحل المشروع ومهامه، بدءًا من البداية وصولاً إلى الانتهاء. تزداد هذه الحاجة بشكل ملحوظ مع تطور المجال وظهور أحدث الأدوات والممارسات والأساليب في إدارة المشاريع.

لتحقيق الأهداف والنجاح في مختلف مجالات المشاريع، يتوقف الأمر على إدارة فعّالة. وهذا ينطبق على المشروعات بمختلف حجمها وتعقدها، وهو ما يدفعنا لاستكشاف مفهوم إدارة المشاريع بدقة، مع التركيز على مهامها وأهدافها. تشير الدراسات إلى أن 80٪ من المشاريع عالية الأداء يقودها مديرو مشاريع معتمدون، في حين تنجح نسبة 2.5٪ فقط من الشركات في إتمام 100٪ نجاح في مشاريعها. تطرح هذه المعلومات تساؤلًا: "لماذا لا تزال بعض المنظمات تشكك في فعالية إدارة المشاريع؟" الإجابة تكمن ببساطة في التكلفة، حيث يُمكن أن يكون تعيين مدير مشروع جيد وتنفيذ عملية إدارة المشاريع بشكل صحيح مكلفًا.

يعتبر بعض المنظمات خاصةً تلك التي قد لا تمتلك فهمًا واضحًا لإدارة المشاريع، أنه يكفي أن يقتصر دورها على تقديم التوجيه للفريق وشرح أهدافهم، ويُفترض أن يكون ذلك كافياً لجعل المشروع أسهل وأقل تكلفة. ومع ذلك، يُظهر التجاوز في تكاليف المشروع على المدى الطويل، ويمكن أن تؤدي محاولات التقشف إلى زيادة هذه التكاليف أو حتى فشل المشروع. تبرز أهمية إدارة المخاطر كجزء من عملية إدارة المشروع، حيث تشمل تطوير منهجية واضحة لإدارة المخاطر بهدف تحقيق أهداف المشروع. يتيح ذلك للمؤسسات وضع خطة جيدة لتنفيذ المشروع بنجاح.

ما هي إدارة المشاريع؟
تعرّف إدارة المشروع على أنها عملية إدارة تركز على بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة والإشراف على إتمام عمل الفريق لتحقيق الأهداف من المشروع وتلبية معايير النجاح المحددة في المشروع. حيث تشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع. إدارة المشاريع تعتبر المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروعمن مرحلة البدء إلى نهايته.

يشير مفهوم إدارة المشاريع إلى كونها العملية المُنظمة لتحقيق الأهداف المرجوة من المشروع، وذلك من خلال تطبيق الإجراءات والأساليب والمعارف والمهارات المطلوبة، وذلك يحدث بدءًا من التخطيط إلى التنفيذ، في إطار زمني محدد وطبقًاللميزانية المُخصصة.

أيضًا، تُعرّف إدارة المشروع بأنها إجراء يقود الفريق إلى تحقيق أهداف محددة أو إنجازالمخرجات المطلوبة بحلول موعد التسليم النهائي، يتطلب إنشاء مشاريع ناجحة ضمن الوقت والميزانية والنطاق المحدد بعض الأمور منها؛ التوثيق، والتخطيط، والتتبع، والاتصال.

وتشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المُصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع، والتي يقوم بهافريق العمل بالكامل، إدارة المشاريع تعتبر أيضًا المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.

بعبارات بسيطة، فإن إدارة المشروع هي عملية الإشراف على المشروع لضمان تحقيقه لأهدافه ومواعيده النهائية وميزانيته، يمكن استخدام هذه العملية في أي مشروع بدءًا من المشاريع كبيرة الميزانية إلىالمشاريع صغيرة الميزانية.

اقرأ أكثر عنمثلث إدارة المشاريع.

الجوانب الستة لإدارة المشاريع
لضمان إدارة المشاريع بنجاح يجب أن تتوفر 6 جوانب رئيسية وهي:

1- نطاق المشروع:
ونطاق المشروع فيه توضع قائمة بالأنشطة والمهام المطلوب إنجازها خلال فترة محددة، إلى جانب الأهداف التي تشمل النتائج المطلوب تحقيقها بعد التنفيذ.

2- الموارد:
يعتمد المشروع بشكل أساسي على توفر كافة موارده سواء المالية التي تختص بالميزانية المحددة له، أوالموارد البشرية منأعضاء فريق العمل المكلفون بتنفيذ مهام المشروع.

3- التكلفة:
تشملالميزانية المخصصة للمشروع وحجم المصروفات المطلوبة لكافة الأنشطة، وتُحدد هذهالتكلفة بعد دراسة جيدة للمشروع وبشكل كلي.

4- المخاطر:
وهيالتهديدات المحتملة التي يمكن أن تتسبب فيفشل المشروع، ويقوم المختصونبمهام المخاطر بدراستها وتحليلها من أجل التوصل إلى ممارسات لتقليل أضرارها.

اقرأ أكثر عنإدارة المخاطر.

5- الجودة:
تشمل الالتزامبمعايير الجودة المطلوبة، والتي يجب أن تتحقق بدرجة عالية في أنشطة المشروع سواء السلع أو الخدمات.

6- الجدول:
وهو الإطار الزمني للمشروع والذي يوضح بداية التخطيط وفترة التنفيذ مرورًا بالموعد النهائي للتسليم، ووضع الجدول يساعد على إنهاء المشروع في الوقت المطلوب.