القصة خلف العمل
بشكل عام اعضاء المشروع وأصحاب المصلحة يؤسسون خطة إدارة التواصل في المشروع والتي تحدد بالتفصيل كمية التقارير التي يجب إعدادها خلال عمر المشروع والعناصر المحددة في تقاريرهم. يستطيع المتخصصون اكمال تقارير الأداء للمشروعات ذات المجالات المتعددة مثل التمويل، التصنيع، الشحن، التعليم، السيارات، البناء، تجارة الاعمال، والرعاية الصحية.
عند العمل على مشروع يمكنك جمع تقارير الأداء المختلفة معاً، المقارنة فيما بينهم، واستخلاص المعلومات المناسبة من التقارير السابقة. لك حرية الاختيار بإنشاء تقارير الأداء على شكل ملف نصي، او مثل جدول بيانات، او مخطط بياني، او استخدام تنسيق الصور مثل المخططات والجداول بحيث تكون النتائج سهلة الفهم بالنسبة لأصحاب المصلحة.
مزايا تقارير الأداء :
لدينا هنا عدة مزايا لتقارير الأداء:
يمنح الشفافية: تقرير الأداء يعطي الشفافية لأصحاب المصلحة الذين استثمروا في المشروع وبالتالي يعرفون كيف يستخدم المتخصصون مواردهم المالية خلال عمر المشروع
يقلص مجال الخطأ: استكمال تقارير الأداء بشكل روتيني يمكن ان يسلط الضوء على اي اخطاء محتملة وبدوره يؤدي ذلك الى معالجة المشكلة بسرعة أكبر
يتتبع الانتاجية: استكمال تقارير الأداء يتتبع الانتاجية ويظهر معدل الانتاج والذي يعطي استنتاجاً داخلياً عن المدة التي يمكن للمتخصصين خلالها من انهاء المشروع
يتبع اللوائح التنظيمية: انشاء التقارير يمكن ان يضمن لأعضاء المشروع ان يتقيدوا بالإرشادات ولوائح المشروع التنظيمية
عناصر عملية تقارير الأداء :
رغم أن العناصر الموجودة في تقارير الأداء تختلف وفقاً لنموذج التقرير سنقدم عدة عناصر موجودة بشكل شائع خلال النماذج المختلفة:
تحليل تقارير الأداء السابقة: بشكل عام تحتوي تقارير الأداء على تقارير أداء سابقة بحيث يمكن للإدارة من خلالها مقارنة: الانتاج، الجودة، ومدة المشروعات
ملخص التغيرات: تتضمن تقارير الأداء ملخصاً لاي تغيرات حصلت في المشروع وسبب كل تغيير.
الخطوات التالية: تتضمن تقارير الأداء التحديدات للخطوات التالية التي يجهز أعضاء الفريق لاتخاذها في المشروع.
تقدير المشروع: تقديرات المشروع الحديثة هي جزء من التقارير متضمنةً التوقعات المالية وإيرادات الانتاج.
تقديم معلومات لأصحاب المصلحة: تقدم تقارير الأداء تفاصيل معينة قد يستفسر عنها أصحاب المصلحة كمعلومات عن المواد الأولية، أعضاء المشروع، والمواعيد النهائية.
معلومات أداء العمل: تتضمن هذه المعلومات تفاصيل عن جدول التقدم الزمني للمشروع والتكاليف التي تكبدها المشروع حتى تاريخه
قياس أداء العمل: وباستخدامه تستطيع حساب التقدم الحقيقي لاي مشروع مقارنةً بالتقدم المخطط له
